Menys errors quan la informació passa d’un lloc a un altre

Un nom escrit de dues maneres, una data mal copiada o una comanda que queda en un correu sense registrar: els errors manuals solen aparèixer quan la mateixa informació s’ha d’introduir diverses vegades. Després arriba la feina de detectar-los, corregir-los i explicar-los al client.

Pensa en un pressupost que s’accepta per correu. Si algú ha de llegir-lo, copiar les dades, crear una fitxa i avisar una altra persona, hi ha diversos punts on alguna cosa es pot perdre. Un procés automatitzat pot recollir les dades, comprovar que hi hagi els camps necessaris i preparar el següent pas. Quan falta informació o hi ha un cas excepcional, el sistema pot avisar una persona perquè el revisi.

Això és especialment útil en reserves, comandes, factures, documentació i tràmits interns. La clau és decidir quines comprovacions són necessàries i en quin moment cal una validació humana. Una automatització ben dissenyada ajuda a treballar amb dades més consistents, però també ha de permetre revisar i corregir els casos que no segueixen el camí habitual.

A AAP analitzem on es produeixen les errades i què les causa abans de proposar cap canvi. De vegades n’hi ha prou de connectar dues eines; d’altres cal ordenar primer el procés. L’objectiu és que l’equip dediqui menys temps a rectificar i tingui més confiança en la informació amb què treballa.