On és l’última versió d’aquell document? Qui té les dades del client? Les condicions que vam acordar eren al correu, al WhatsApp o en una carpeta compartida? Quan la informació queda repartida entre persones i eines, trobar una resposta pot requerir més temps que fer la feina.
Aquest problema es nota especialment quan entra algú nou a l’equip, quan una persona és de vacances o quan cal respondre ràpidament a un client. Sovint el coneixement existeix, però només el té al cap una persona o està amagat en converses i arxius difícils de localitzar.
La solució comença per decidir quina informació s’ha de guardar, on ha de viure i qui la pot consultar. Després es poden connectar les eines que feu servir perquè les dades no s’hagin de copiar contínuament. En alguns casos, un assistent d’intel·ligència artificial pot ajudar l’equip a trobar respostes dins de documents propis. Perquè sigui útil, cal definir quines fonts consulta i què ha de fer quan no troba una resposta fiable.
A AAP podem ajudar-te a ordenar aquest recorregut: des que arriba una dada fins que algú la necessita. L’objectiu és que l’equip trobi la informació correcta, treballi sobre versions actualitzades i sàpiga quan una resposta necessita comprovació humana.
Si al teu negoci sovint se sent «això ho sap tal persona» o «deixa’m buscar on ho vam guardar», val la pena revisar com circuleu la informació.
La informació es perd entre eines i persones?
Mirem on es perd la informació del teu negoci i com fer-la més accessible.
Mirem on es perd la informació del teu negoci