Tornar de vacances no hauria de significar tornar al caos

Això encara ho fas a mà?

Tornes de vacances.

Encens l’ordinador.

127 correus.

34 WhatsApps.

Tres persones t’han deixat notes.

Algú t’ha enviat un Excel.

Hi ha dues peticions que ningú sap si s’han contestat.

I abans fins i tot de recordar la contrasenya, ja tens la sensació que necessites unes altres vacances.

Però… i si durant els dies que has estat fora una part d’aquesta feina ja s’hagués fet sola?

No parlem de deixar una intel·ligència artificial prenent decisions importants pel seu compte.

Parlem d’automatitzar totes aquelles petites tasques repetitives que no necessiten que una persona estigui davant de l’ordinador.

Per exemple:

Un correu arriba amb una petició d’un client.

El sistema pot detectar de què es tracta, classificar-lo i guardar-ne les dades.

Un client envia un formulari.

La informació pot anar directament al programa corresponent, sense que ningú hagi de copiar i enganxar res.

Arriba un WhatsApp preguntant per un servei.

Es pot donar una primera resposta, recollir la informació necessària o deixar la consulta preparada perquè una persona la revisi després.

Arriba una factura.

Es poden extreure automàticament el proveïdor, la data, el número de factura i l’import, i guardar-la a la carpeta correcta.

I mentre tu ets de vacances, tot això continua passant.

La diferència és que, quan tornes, en lloc de trobar-te una muntanya de feina desordenada, pots trobar-te alguna cosa molt més útil:

“Això és el que ha passat mentre no hi eres.”

12 peticions noves.

8 ja gestionades automàticament.

3 necessiten revisió.

1 és urgent.

Això sí que és tornar de vacances amb una mica de dignitat.

Perquè automatitzar no sempre significa treballar més ràpid.

A vegades significa simplement poder marxar uns dies sense tenir la sensació que, mentre tu descanses, l’empresa s’està acumulant damunt del teu escriptori.

Potser aquest setembre és un bon moment per mirar quines coses passen cada dia a la teva empresa… i quines podrien continuar passant encara que tu no hi fossis.

Si ho fas cada dia igual, probablement es pot automatitzar.