Copiar dades d'una aplicació a una altra

Això encara ho fas a mà?

Cada dia entren correus amb informació que després algú ha de passar manualment a algun lloc.

Una consulta d’un client. Una factura d’un proveïdor. Una reserva. Una comanda. Una petició de pressupost. Un formulari.

Obres el correu.

Llegeixes la informació.

Obres l’Excel, el CRM o el programa de gestió.

Copies el nom.

Copies el telèfon.

Copies el correu.

Copies l’import.

Copies la data.

Ho revises.

I passes al següent.

Pot semblar poca cosa.

Però si aquesta operació dura només 2 o 3 minuts i la repeteixes 20 vegades al dia, ja estàs dedicant gairebé una hora diària a una feina que no aporta cap valor especial.

I, a més, és una feina on és molt fàcil equivocar-se.

Un número mal copiat.

Un correu escrit incorrectament.

Una dada que queda sense registrar.

Un document guardat a la carpeta equivocada.

O simplement un correu que queda pendent perquè aquell dia hi havia massa feina.

I si el correu fes la feina tot sol?

Una automatització pot detectar quan arriba un determinat tipus de correu i iniciar tot el procés.

Per exemple:

Arriba una petició de pressupost.

El sistema identifica que és una nova consulta.

Llegeix automàticament el contingut del correu.

Extreu les dades importants:

Nom del client Empresa Telèfon Correu electrònic Producte o servei sol·licitat Import Dates Observacions

I després pot fer diferents accions automàticament.

Registrar la informació en un Excel.

Crear el client al CRM.

Guardar els documents adjunts a la carpeta corresponent.

Crear una tasca comercial.

Enviar una notificació a la persona responsable.

O fins i tot contestar al client confirmant que hem rebut la seva petició.

Tot això pot passar en segons.

Sense copiar.

Sense enganxar.

Sense haver d’obrir tres programes diferents.

La IA encara ho fa més interessant

Avui no cal que tots els correus tinguin exactament el mateix format.

La intel·ligència artificial pot interpretar el contingut d’un correu escrit de manera normal.

Per exemple:

“Hola, som l’Hotel Pirineus i voldríem informació per automatitzar les reserves que ens arriben per correu i WhatsApp. Em podeu trucar al 600 123 123?”

El sistema pot entendre que:

Empresa: Hotel Pirineus Necessitat: automatització de reserves Canals: correu i WhatsApp Telèfon: 600 123 123

I registrar automàticament aquesta informació.

No es tracta de substituir persones

Es tracta d’evitar que les persones perdin temps fent feines mecàniques.

Una persona aporta molt més valor parlant amb el client, resolent un problema, preparant una proposta o prenent decisions que copiant dades d’un correu a una cel·la d’Excel.

L’automatització s’encarrega de la part repetitiva.

La persona, de la part important.

Fes-te una pregunta

Quantes vegades al dia copies informació d’un lloc a un altre?

Del correu a l’Excel.

Del WhatsApp al CRM.

D’un formulari al programa de gestió.

D’una factura a comptabilitat.

Si la resposta és “moltes”...

probablement tens una automatització esperant.

Si ho fas cada dia igual, probablement es pot automatitzar.